米国本社HireEZが開発・運用する採用活動における潜在候補者検索サービスのhireEZ に関するプライバシーポリシー及びオプトアウトについて

弊社についてZooKeep株式会社は、HireEZ社の提供するアウトバウンド・リクルーティング・プラットフォーム(以下「当サービス」)に関する日本国内における正規独占販売代理店として、当サービスの販促、営業活動やカスタマーサポートを担うと同時に、当サービスに対するプライバシーポリシー及びオプトアウトに関する一次お問い合わせ窓口でもあります。

本プライバシーポリシー及びオプトアウトの適用対象者とは

本プライバシー通知は、HireEZ社の当サービスに掲載される個人(以下「候補者」といいます)に適用されます。 どのようなデータが収集・処理されるのか?当サービスは、一般に公開されているウェブサイト、および収集したデータを合法的に販売または提供し、共有することを許可された第三者からデータを収集します。 これらの情報源を通じて、当サービスは、氏名、電子メールアドレス、電話番号、都市または地域、学歴、経歴、ソーシャルメディアのプロフィール写真、ソーシャルメディアのプロフィールリンク、および仕事のスキルなどのデータを収集します。 また、電子メールの開封や返信の有無など、当サービスとのやり取りに関する特定の電子情報を自動的に収集することもあります。当サービスは、16歳未満の子供から故意に個人データを収集することはありません。当サービスが16歳未満の児童から不注意に個人情報を受領したことを認識した場合、当サービスのプラットフォームからそのような情報を削除します。

データは誰と共有されるのか

当サービスが収集したデータはhireEZの顧客である、現在および将来の募集職種を満たす人材の発掘を目指す雇用主(求人企業)や人材紹介事業者の採用担当チームと共有されます。 当サービスはまた、限定された目的のために当サービスの指示に従ってのみデータを処理するよう契約上の義務を負う当サービスのサブプロセッサーともデータを共有します。 当サービスのサードパーティサブプロセッサーの一覧は、こちらにてご確認頂けます: https://app.hireez.com/policies/subprocessor。 当サービスはさらに、データが正確で最新であることを保証するために、hireEZのデータ供給業者とデータを共有します。 このような共有は、当サービスのデューデリジェンスプロセスに合格し、厳格なデータプライバシーおよびセキュリティ保護措置を維持し、厳格なデータ処理契約に契約上拘束されるサプライヤーとのみ行われます。

データの処理方法と目的とは

当サービスでは、雇用主(求人企業)と潜在候補者のマッチングを促進するために、あなたのデータを処理しています。当サービスでは、あなたの職歴やスキルに関する一般公開されている情報と、第三者から得た情報を組み合わせてデータを処理します。求人企業や採用担当者は、当サービスのプラットフォームで求人に適合すると思われる候補者を検索することができます。雇用主が潜在候補者に興味を持たれた場合、雇用主は電子メール、電話、またはテキストメッセージで直接求職者に連絡を取ります。 当サービスのプラットフォームは、あなたのスキルを推測することはありません。代わりに、当サービスは、あなたがこの情報を開示した他の一般に利用可能なプラットフォームおよびウェブサイトからこのデータを直接再現します。 また、類似候補者の過去のパターン、現在の雇用状況、最近の求人応募状況、および市場動向を分析することにより、あなたが潜在的な求人募集において候補者対象になり得るかの予測を試みますが、この予測は検索結果に影響しません。多様性(ダイバーシティ)、公平性(エクイティ)、包括性(インクルージョン)の採用目標、またアファーマティブ・アクション・プランについて、雇用主の要望に応じて支援します。 これは、一般に公開されているデータ(候補者の代名詞、出身校、使用言語、参加メンバーなど)を評価し、候補者が代表的でないグループのメンバーであるかどうかを推測することによって行われます。 この情報は、企業が差別禁止法を遵守し、多様な人材を積極的に育成するのに役立ちます。

データ処理の法的根拠とは

HireEZ社にてアセスメントを実施し、候補者のデータ処理に適用される法的根拠はEUおよび英国のGDPR第6条(1)(f)- 関係者全員の正当な利益 – にあると判断しました: 1)候補者が自分のスキルセットと経験に合った求人情報を知りたいという利益、2)雇用主と採用担当者が求人情報を満たす潜在的な従業員を発見し、連絡を取りたいという利益、3)求職者と求人情報を効率的にマッチングさせることにより、失業を減らし、従業員の定着率を高めたいという社会の利益、4)これらのサービスを提供し、他の人材ソーシングプロバイダーと競争するというHireEZ社及びZooKeep社の利益。

データはどこで処理されるのか

HireEZは、個人データを米国で保管し、処理します。 EU/EEAから米国に転送されるデータについては、適切なデータ転送メカニズムとして、欧州委員会が承認した標準契約条項およびEU-米国データプライバシーフレームワークを使用します。 英国から米国に転送されるデータについては、適切なデータ転送メカニズムとして、英国議会承認の国際データ転送協定(IDTA)およびEU-米国データ・プライバシー・フレームワークの英国拡張を使用します。日本から米国に転送されるデータについては、個人情報保護委員会(PPC)の提示する法令・ガイドラインをデータ処理のフレームワークとして使用します。

データプライバシーのフレームワークについて

HireEZは、EU加盟国および英国からの個人情報の収集、使用、保持に関して、米国商務省が定めたEU-米国データプライバシーフレームワーク(EU-U.S.DPF)およびEU-U.S.DPFの英国拡張版に準拠しています。HireEZは、DPFの原則である「通知」、「選択」、「上方移転の説明責任」、「セキュリティ」、「データの完全性と目的の制限」、「アクセス」、「償還、執行および責任」を遵守していることを証明します。

データの保持期間とは

当サービスは、候補者データを、そのようなデータが潜在的な雇用主や採用担当者にとって有用である限り保持します。 これは、あなたの社会人としてのキャリアの期間と考えられますが、当社は30年を超えない範囲でデータを保持することをお約束します。 もちろん、あなたはいつでもご自身のデータの削除を要求することができ、当サービスは速やかにその要求に応じます。

データ主体の権利とは

これには、あなたのデータへのアクセス、訂正、削除の権利、処理を制限、また反対する権利、提供された同意を撤回する権利、データポータビリティの権利、および法的または類似の重大な影響をもたらすデータ販売、ターゲティング広告、プロファイリング活動からオプトアウトする権利が含まれます。これらの権利を行使するには、日本国内対象者向けのZooKeep HireEZ オプトアウトに関する日本語でのお問い合わせはこちらへご連絡ください。直接HireEZ社のポータルサイト(https://app.hireez.com/ownyourdata)や [email protected]へ直接HireEZ社へ英語にてご連絡頂くことも可能です。 データ主体の権利を行使するために料金は発生しません。あなたが要請を行われた場合、私たちはあなたに回答するために1ヶ月の猶予があります。 あなたは、ご自身のプライバシー権の行使に関して、当サービスから差別的な扱いを受けない権利を有します。 要請を完了するために、あなたまたは権限を与えられた代理人は、あなたの電子メールアドレスまたはその他個人情報を確認する必要がある場合がございます。当サービスからの回答がご満足いただけるものでなかった場合、[email protected] 及びCCにて[email protected] へご連絡ください。

データ収集、販売、共同利用および開示される個人データの分類について

候補者は、hireEZが過去12ヶ月間に収集、販売/共有、開示した個人データのカテゴリーを、こちらのプライバシーポリシーで確認することができます: https://app.hireez.com/policies/generalpolicy 「販売または共有」された情報は、hireEZ利用顧客の人材獲得ニーズを支援するために、hireEZ製品の一部として行われており、HireEZ社が「事業目的」のために開示した情報は、上記のとおり、当サービスのサブプロセッサーおよびデータプロバイダーとの間で行われております。